Уже 4 год подряд в АО «ВНИИЖТ» по уже сложившейся традиции состоялась ежегодная конференция «День делопроизводителя», которая устанавливает ориентиры и формирует видение будущего сферы документационного обеспечения управления.
11 октября 2024 г. в АО «ВНИИЖТ» собрались участники из Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД», АО «ВНИИЖТ», институтов научно-отраслевого комплекса холдинга «РЖД»: АО «ВНИКТИ», АО «ИЭРТ» и АО «НИИАС», а также представители компаний — разработчиков программного обеспечения: ООО «ЭОС Софт», ООО «Директум» и ООО «Умная автоматизация».
«В рамках реализации Политики управления документированной информацией в АО «ВНИИЖТ» ежегодно проводится масштабное информационно-просветительское мероприятие — День делопроизводителя. Этот проект в 2023 году был отмечен комиссии Роскачества как «день качества». В предыдущие 3 года мероприятие носило общеинститутский характер с приглашением спикеров от ФБУ ВНИИДАД и компании ООО «ЭОС Софт», одного из ведущих российских производителей и поставщиков программных продуктов для автоматизации управления корпоративным контентом, документами и бизнес-процессами. В 2024 году было принято решение провести День делопроизводителя с приглашением представителей материнской компании Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД», институтов научно-отраслевого комплекса (НОК) холдинга «РЖД»: АО «ВНИКТИ», АО «ИЭРТ» и АО «НИИАС», наших бессменных гостей ООО «ЭОС Софт» и ФБУ ВНИИДАД, а также представителей компаний-разработчиков программных продуктов ООО «Директум» и ООО «Умная автоматизация» — для изучения лучших практик работы и налаживания более тесных связей.» — поделился руководитель Административного аппарата АО «ВНИИЖТ», инициатор проекта «День делопроизводителя» Денис Обухов.
Всего в конференции приняли участие 118 человек: 58 очно и 60 онлайн.
Перед началом мероприятия гостей встречала выставка «От бумаги к цифре», организованная научно-техническим архивом АО «ВНИИЖТ». Экспозиция была представлена в натуральном и виртуальном исполнении. Гости смогли ознакомиться с документами на различных носителях, начиная с бумажных конца XIX века и заканчивая электронными на дискетах, CD-дисках и персональным компьютером 90-х годов XX века.
Конференцию открывал первый заместитель Генерального директора АО «ВНИИЖТ» Косарев Александр Борисович, который в своем приветственном слове поздравил присутствующих с прошедшим 20 сентября Днем делопроизводителя и обозначил важность развития процесса управления документами в условиях цифровой трансформации.
Спикерами первого блока конференции был представлен функционал, результаты внедрения и перспективы развития информационных систем.
Заместитель начальника Управления документационного обеспечения — начальник отдела методологии и координации электронного документооборота ОАО «РЖД» Ирина Зарубина рассказала о перспективах развития Единой автоматизированной системы электронного документооборота ОАО «РЖД», с учетом ее импортозамещения. «ЕАСД – одна из крупнейших, а возможно и крупнейшая система документооборота, которая существует сегодня. На сегодняшний день в ЕАСД работает более 100 тыс. пользователей, количество всех документов и поручений по состоянию на сентябрь 2024 года составляет более 400 млн, объемом 350 Тб. Прогноз на конец 2027 года составит примерно 785 млн документов объемом около 800 Тб. Такая тенденция диктует новые правила обработки документов и применение, конечно, современных технологий».
Начальник Управления делами АО «ВНИИЖТ» Ксения Литвинова поделилась результатами перехода АО «ВНИИЖТ» на преимущественно электронный документооборот за 18 месяцев, а также перспективами развития системы управления документами в рамках внедрения в институте Политики управления документированной информацией.
Начальник отдела управления проектами научного центра «Экспресс» АО «ВНИИЖТ» Максим Полосин и генеральный директор ООО «Умная автоматизация» Алексей Дьяченко представили функционал TurboContract 2.1 и результаты его внедрения в АО «ВНИИЖТ» в части подготовки отчетной документации по Программе цифровизации РЖД.
Старший научный сотрудник отдела документоведения ФБУ ВНИИДАД Никита Ивановский рассказал об особенностях и проблемах автоматизации системы управления научно-технической документацией.
Менеджер по работе с ключевыми клиентами ООО «Директум» Денис Парфенов представил цифровые решения для управления процессами и документами по основным направлениям деятельности организации.
Руководитель направления ECM-решений ООО «ЭОС Софт» Сергей Полтев совместно с гостями конференции обсудил мифы и факты об информационных системах, а также рассказал о новых функциях системы электронного документооборота ДЕЛО, отвечающих тенденциям цифровизации.
Во втором блоке конференции вниманию присутствующих были представлены предстоящие в АО «ВНИИЖТ» изменения в системе управления документацией.
Заместитель начальника управления — начальник отдела контрольно-аналитического сопровождения Управления делами АО «ВНИИЖТ» Виктор Брежнев рассказал о предстоящем переходе на новую версию ДЕЛО 24.2, его новинках и изменениях.
Заведующий научно-техническим архивом Управления делами АО «ВНИИЖТ» Юрий Бабичев познакомил с внедренной в 2023 году системой «Архивное дело» и показал, как будет готовиться номенклатура дел на 2025 год.
Особое место в конференции заняла панельная дискуссия, участниками которой стали:
Максим Кулагин, начальник Центра искусственного интеллекта АО «ВНИИЖТ»;
Сергей Полтев, руководитель направления ECM-решений ООО «ЭОС Софт»;
Денис Парфенов, менеджер по работе с ключевыми клиентами ООО «Директум»;
Никита Ивановский, старший научный сотрудник отдела документоведения ФБУ ВНИИДАД.
В рамках панельной дискуссии участниками были рассмотрены темы делопроизводства и управления данными в условиях цифровой трансформации: успехи и провалы, что остается за кадром, а также автоматизация бизнес-процессов с помощью искусственного интеллекта.
Обсуждение начали с вопроса организации хранения электронных архивных документов, коснулись проблемы опережения клиентского запроса предложений на продуктовом рынке и, более того, правового регулирования, дискутировали на тему внедрения новых программных продуктов по управлению документацией, рисков перехода с одной платформы на другую.
В ходе обсуждений также были затронуты вопросы применения искусственного интеллекта в делопроизводстве и архивном деле.
Дискуссия получилась очень насыщенной. Ее результатом стало единое мнение о том, что технологии искусственного интеллекта — перспектива развития делопроизводства. Обучение искусственного интеллекта будет осуществляться на текстах документов, и его качество напрямую зависит от качества данных. А так как именно делопроизводители и специалисты по архивному делу отвечают в организации за их качественность и сохранность, то в будущем они могут и должны получить новые компетенции в части управления данными.
По итогам конференции в телеграмм-канале «Конференция ДД-2024» было проведено анонимное голосование за лучший доклад. Подписчики могли выбрать одну или несколько понравившихся тем. В голосовании приняли участие 34 подписчика.
По итогам голосования победителем стал доклад «От бумаги к цифре: опыт автоматизации документооборота в «АО «ВНИИЖТ» начальника Управления делами института Ксении Литвиновой.
До встречи в 2025 году!
